Animer une réunion Présentiel

1. Optimiser les conditions de réussite d'une réunion

• Situer la réunion parmi les outils de communication internes.

• Identifier les fonctions principales : information, consultation, décision, créativité.

• Réunions 3.0 : outils numériques et formats hybrides.

• Fixer des objectifs clairs et des indicateurs de réussite.

• Choisir le format, les participants et la méthode d'animation.

• Élaborer un projet de réunion : ordre du jour, brief des participants, logistique, outils.

2. Structurer sa réunion

• Appropriation d'un outil de structuration original.

• Élaborer un scénario avec fil rouge et déroulé temporel.

• Ouvrir avec un brise-glace adapté au contexte.

• Réussir un tour de table productif (8 techniques alternatives).

• Élaborer une grille d'évaluation avec indicateurs clairs.

• Choisir les outils d'animation selon les objectifs : post-it, vote, tableau blanc, sondage en ligne…

• Gérer les incidents courants (bavardages, hors sujet, conflits…).

• Posture d'animation : lead, silence, lâcher-prise, rappel du cadre.

3. Se positionner en tant qu'animateur

• Les 3 rôles clés : animateur, régulateur, modérateur.

• Se sentir légitime dans sa fonction.

• Adapter son animation à sa personnalité et au groupe.

• Développer une communication assertive et bienveillante.

• Gérer les tensions avec la communication non violente.

• Encourager les prises de parole équitables.

• Identifier les rôles dans le groupe et favoriser les synergies.

• Stimuler la créativité, la coopération et transformer les idées en plans d'action.

4. Préparer l'après-réunion

• Relire ses notes et structurer un compte rendu utile.

• Identifier les points à reporter, faire le suivi.

• Mesurer les résultats : efficacité, satisfaction, actions engagées.

• Faire un retour sur sa prestation pour progresser.

• Construire un plan d'action concret et exploitable.

• Identifier les différents types de réunions et leurs objectifs.

• Choisir le format, le mode d'animation et les outils adaptés.

• Préparer efficacement une réunion et la structurer.

• Adopter une posture d'animateur assertif et légitime.

• Faciliter l'intelligence collective et la créativité du groupe.

• Gérer les situations difficiles, les comportements perturbateurs et le temps.

• Réaliser un compte rendu utile et construire un plan d'action post-réunion.

• Managers, responsables d'équipe, chefs de projet.

• Animateurs de réunions, coordinateurs, formateurs internes.

• Toute personne amenée à organiser ou animer des réunions ponctuellement ou régulièrement.

• Avoir une première expérience professionnelle en entreprise ou en animation de groupe.

• Être amené à conduire ou à participer activement à des réunions.

• Évaluation continue à travers les mises en situation.

• Rédaction d'un compte rendu structuré.

• Auto-évaluation finale avec plan de progrès personnalisé.

• Préparer et structurer une réunion de manière claire et efficace
• Utiliser des techniques pour engager et motiver les participants
• Gérer les discussions et les conflits pour maintenir un déroulement constructif
• Utiliser des outils de présentation et de facilitation pour améliorer l'interaction
• Conclure la réunion avec des résumés clairs des décisions prises et des actions à suivre.

La formation est accessible aux personnes en situation de handicap, sous réserve d'une analyse préalable des besoins.

• Référent handicap : un interlocuteur dédié est à disposition pour adapter les modalités pédagogiques, les supports ou l'environnement de formation.
• Aménagements possibles : temps de formation aménagé, accessibilité des locaux ou adaptation en distanciel..

Merci de contacter Sylvain DUPONT au 06 87 97 16 22 en amont pour étudier ensemble les modalités les plus appropriées.